I./ GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHUỖI MUA SẮM:

Phần mềm quản lý vật tư hay cụ thể là phần mềm giúp cán bộ nhân viên phụ trách kỹ thuật đội tàu,  kiểm soát chi tiết chuỗi mua sắm và chi phí theo kế hoạch. Phần mềm được Lãnh đạo Công ty Đông Đô Marine (DDM) đầu tư mua quyền sử dụng từ đối tác là Công ty cổ phần vận tải biển Việt Nam (Vosco). Áp dụng đối với phòng ban Kỹ thuật – Vật tư Công ty cổ phần Hàng hải Đông Đô.

II./ HƯỚNG DẪN ĐĂNG NHẬP PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHUỖI MUA SẮM:

Phần mềm hoạt động theo hình thức websoft, tức là được cài đặt trên nền tảng web sever mà không cần cài đặt trực tiếp trên máy tính. Người dùng chỉ cần truy cập vào đường dẫn website phần mềm, tiến hành đăng nhập và sử dụng trên nền tảng online (Yêu cầu bắt buộc máy tính sử dụng phần mềm phải có kết nối internet). Sau đây là các bước thực hiện:

• • Bước 1: Truy cập đường dẫn websoft: https://dongdovt.com/
  • Bước 2: Tại giao diện đăng nhập. Tiến hành nhập vào thông tin tài khoản tương ứng đã được cấp và nhấn nút đăng nhập để đăng nhập vào Dashboard.

III./ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHUỖI MUA SẮM VẬT TƯ TÀU:

Sau khi tiến hành đăng nhập được vào phần mềm. Anh/Chị sẽ bắt đầu sử dụng phần mềm theo quy trình thực tế áp dụng vào và kết hợp song song. Quy trình nhập liệu cần được thực hiện đúng và đủ theo các bước, trình tự nhằm đảm bảo phần mềm được cập nhật dữ liệu chuẩn và phát huy hiệu năng.

Để xem và tìm kiếm danh sách các yêu cầu được nhập vào. Tại menu dọc bên trái Anh/Chị click vào Danh sách YC và nhìn sang giao diện bên phải tại khung Trạng thái phiếu, tại đây Anh/Chị có thể click vào từng dòng menu chức năng con để xem danh sách yêu cầu tương ứng với trạng thái tiến độ quy trình của đơn hàng cần theo dõi. Ngoài ra Anh/Chị cũng có thể kết hợp tuỳ chọn thêm phần Lựa chọn tàu cụ thể và chọn tất cả trong khung Lọc theo ngày để thấy được danh sách đơn yêu cầu cụ thể mà mình muốn tìm kiếm.

• Tất cả : Xem danh sách toàn bộ đơn yêu cầu được nhập vào;
• YC mới : Xem danh sách các đơn yêu cầu mới được nhập vào;
• YC Đã duyệt : Danh sách các đơn yêu cầu đã được duyệt, chấp nhận;
• Đợi báo giá : Danh sách đơn yêu cầu đang ở trạng thái chờ báo giá;
• Đã nhập BG : Danh sách đơn yêu cầu đang ở trạng thái đã có báo giá;
• Đã duyệt giá : Danh sách đơn yêu cầu đang ở trạng thái đã được duyệt báo giá;
• Đã lập đơn hàng(PO) : Danh sách đơn yêu cầu đang ở trạng thái đã lập đơn hàng;
• Xác báo từ NCC(OA) : Danh sách đơn yêu cầu đang ở trạng thái đã có xác báo từ nhà cung cấp;
• Hàng đã sẵn sàng(CR) : Danh sách đơn yêu cầu đang ở trạng thái hàng đã sẵn sàng để giao;
• Đang chuyển hàng(IT) : Danh sách đơn yêu cầu đang ở trạng thái đang chuyển giao hàng hoá;
• Hàng đã cấp(Receipt) : Danh sách đơn yêu cầu đang ở trạng thái đã cấp hàng lên tàu;
• Đã có hoá đơn(Invoice) : Danh sách đơn yêu cầu đang ở trạng thái đã có hoá đơn (Invoice);
• Đã HT chứng từ(chờ TT) : Danh sách đơn yêu cầu đang ở trạng thái đã hoàn thiện chứng từ và chờ thanh toán;
• Đã thanh toán(DONE) : Danh sách đơn yêu cầu đang ở trạng thái đã hoàn thành thanh toán, kết thúc chu kỳ đơn hàng.

1./ Lập Đơn yêu cầu:

Bước đầu tiên trong quy trình này là lập đơn yêu cầu (được hiểu là đơn yêu cầu từ tàu gửi lên), thực hiện bằng cách hoàn thiện thông tin trên file excel mẫu và đẩy vào phần mềm. Khuyến nghị dùng mẫu Spare Part (2) để đơn yêu cầu được chi tiết hoá nội dung. Anh/Chị có thể tải file này trong phần mềm tại menu ngang có tên Import Đơn yêu cầu (file XLS) hoặc có thể tải sẵn ở đây ( Tải mẫu đơn yêu cầu ).

2./ Xử lý Đơn yêu cầu:

Sau khi đơn yêu cầu được nhập vào phần mềm nó sẽ được hiển thị trong danh sách các yêu cầu mới. Để xem và xử lý đơn yêu cầu này Anh/Chị truy cập vào menu ngang bên trái có tên là  Danh sách YC và trong giao diện hiển thị bên phải mặc định sẽ được chọn là menu YC mới, danh sách yêu cầu mới nhập vào sẽ hiển thị ở đây.